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Ausgangsrechnung

Zur Erstellung einer Rechnung bzw. einer Gutschrift öffnen Sie im Ordner "Leere Formulare" den Prozess "Ausgangsrechnung".
Die Berechtigungsfreigabe zur elektronischen Rechnungslegung erfolgt durch Fr. Hermine Lux (DW:3115) bzw. vertretungsweise durch Hrn. Franz Pomberger (DW: 3838).

Einführende allgemeine Informationen zum Ablauf der Rechnungslegung finden Sie auf der Homepage der Finanzbuchhaltung (http://www.jku.at/fibu/index.htm) unter
"Download" -> "Rechnungslegung" -> "Richtlinie für die zentrale Rechnungslegung an der JKU" :

I.) Beschreibung der Felder und Ablauf

Im Feld "Rechnung/Gutschrift" ist der Radiobutton "Rechnung" grundsätzlich vorgegeben.
Wenn Sie eine Gutschrift ausstellen möchten, bitte auf "Gutschrift" wechseln.

Bei der "ID: AR0000" handelt es sich um eine fortlaufende Nummer, die vom eWork-System vorgegeben wird, und die eine spätere Suche nach einer bereits erfassten Rechnung ermöglicht.
Diese entspricht nicht der SAP-Rechnungsnummer, die Sie auf der Originalrechnung (in Papierform) unter Zahlungsinformationen finden.

Fix eingerichtet sind die "AK-Nr." und der bzw. die "ErstellerIn", d.h. hier können keine Änderungen vorgenommen werden.

Falls Sie die SAP-Originalrechnung vor der Aussendung mit der Post am Institut
brauchen (um ev. Beilagen selber hinzuzufügen), wird diese durch Anhacken des
Feldes "Original an Institut senden" mit der Hauspost an
Sie geschickt.
Bleibt das Feld leer, verschickt die FIBU die Originalrechnung und Sie erhalten eine Kopie (Wiederholungsdruck).

Im Feld "Telefon" fügen Sie bitte für eventuelle Rückfragen Ihre Durchwahl ein.
Für den Fall, dass sie diese im Formular "BenutzerService" bereits angegeben haben, ist die Durchwahl hier schon eingetragen.

Unter dem Punkt "Rechnungsleger/Institut für" können Sie Ihr Institut/Abteilung auswählen bzw. falls Sie die entsprechenden Berechtigungen dafür haben, auch für andere eine Rechnung oder Gutschrift erstellen.

Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü des Feldes "Innenauftragsnummer" den entsprechenden Auftrag aus, auf welchen die Rechnung gebucht werden soll.
Sollte eine gewünschte Nummer fehlen, setzen Sie sich bitte mit Fr. Lux in Verbindung.

Bei "Kundenname" und "Anschrift" handelt es sich wie bei allen anderen rotumrahmten Felder um Mussfelder, die unbedingt ausgefüllt werden müssen.
Andernfalls erhalten Sie beim Absenden eine entsprechende Fehlermeldung.

Wenn Ihnen die "Kundennummer" und die "UID-Nummer" bekannt sind, bitte teilen Sie diese ebenfalls mit.

Über die Funktion "Clip" können Sie ein Dokument (z.b. in den Formaten .xls, .doc , .pdf,...), das der Rechnung beigelegt werden soll, anhängen.
ACHTUNG: Das Hinzufügen mehrerer Dateien ist nicht möglich!

Das Feld "Kopftext" ist in erster Linie für Überschriften in der Rechnung vorgesehen.
Darüberhinaus dient es aber auch als Informationsfeld für die Finanzbuchhaltung.
Mit dem Satz "INFO AN FR. LUX:........." können Sie darauf hinweisen, dass Sie zB. noch zusätzliche Beilagen mit der Hauspost schicken werden, oder dass Sie die Rechnung in englischer Sprache ausgestellt haben möchten usw.

Im pinkfarbenen Feld sind
- "Positionsbezeichnung": z.B. Ausbildungskosten, Büromaterial, Nutzungsentgelte,...
- "Materialbezeichnung": z.B. Arbeitsleistung, Verbrauchsmaterial,...
- "Menge"
- "Einheit": z.B. Pauschal, Stück, Stunden,...
- "Einzelpreis brutto"
- "Positionstext"
zwingend auszufüllen.

Sollte keine der möglich auswählbaren Positionsbezeichnungen in der Dropdown-Liste auf Ihre gewünschte zutreffen, so setzen Sie sich bitte mit Fr. Lux in Verbindung.
Die Mehrwertsteuer wird in der Positionsbezeichnung in Klammer angeführt (20) z.b. Reinigung (20) 1872


Bitte beachten Sie weiters, im Positionstext den Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder den Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt, unbedingt anzugeben.
Bei Lieferungen oder sonstigen Leistungen, die abschnittsweise abgerechnet werden, genügt die Angabe des Abrechnungszeitraumes.
(Siehe Punkt 4 aus der Richtlinie zur Abwicklung der zentralen Rechnunglegung an der JKU vom 07.06.2006)


Durch Klick auf den Button "übernehmen" werden die Daten in das Feld "Positionsliste" übernommen. Um weitere Positionen einzugeben, füllen Sie das pinkfarbene Feld erneut aus.

Die fertige Rechnung, d.h. Ihre Rechnungsanforderung, wird zunächst durch Klicken auf die Schaltfläche "abschicken" (grüner Pfeil) in Ihrer Aufgabenliste (Schaltfläche mit angehaktem Feld) gesammelt.
Hier können Sie nochmals alle Daten dieses Formulars überprüfen, und die Rechnung entweder "bearbeiten", "stornieren" oder über das Feld "an Quästur" zur Fakturierung an die Finanzbuchhaltung weiterleiten.

Weiters ist es möglich, Rechnungsvorlagen zu erstellen.
Voraussetzung dafür ist, dass sie bereits eine Ausgangsrechnung erstellt und an die Finanzbuchhaltung abgeschickt haben, und diese dort auch bearbeitet ("erledigt") wurde.
Gehen Sie zunächst in Ihre Status-Liste auf den Ordner "Ausgangsrechnung".
Dort sehen Sie alle bereits von Ihnen ausgestellten und von der Finanzbuchhaltung erfassten Rechnungen bzw. Gutschriften.
Wählen Sie nun die Gewünschte aus.
Durch Klicken auf den Button "Vorlage erstellen" am linken unteren Ende des Formulars und anschließender Namensvergabe wird die Rechnung abgespeichert.
Beim nächsten Ausstellen einer Rechnung/Gutschrift sehen Sie alle von Ihnen erfassten Vorlagen in einem eigenen Fenster bzw. als ein eigenes Feld des Formulars.

Rechnung in englischer Sprache:

Entweder Sie geben direkt im Antragsformular (z.B. im Feld "Kopftext" mit dem Satz: "INFO AN FR. LUX: Rechnung in englischer Sprache") bekannt, ob Sie die Rechnung englischsprachig ausgestellt haben möchten, ansonsten orientiert sich die Finanzbuchhaltung am Kundennamen bzw. an der Anschrift und nimmt somit eine automatische Übersetzung vor.
(d.h. sie können das Formular z.B. teilweise in Englisch als auch in Deutsch ausfüllen).
Bei internationalen Konferenzen erfolgt die Rechnungserstellung automatisch in Englisch.

Nach Abschicken des von Ihnen vollständig ausgefüllten Formulars, gelangt dieses zur weiteren Bearbeitung in die Finanzbuchhaltung. Dort werden die dafür Zuständigen per E-Mail (Betreff: "Ausgangsrechnung AR...... von AK10...., Name des Rechnungserstellers") verständigt, dass ein Auftrag vorliegt.

Nach Kundenpflege und Überprüfung der vorerfassten Daten nach Plausibilität und allen Gesetzlichkeiten, erfolgt die Erfassung ins SAP-System.

Sollten seitens der Finanzbuchhaltung Unklarheiten auftauchen bzw. Daten richtigzustellen sein, wird der Rechnungsleger per Mail (Betreff: "Nachbesserung Ihrer Ausgangsrechnung AR11333") darauf hingewiesen, dass dieser Nachbesserungen vorzunehmen hat.
Im Allgemeinen nimmt die Finanzbuchhaltung keine Änderungen vor!
Das zu korrigierende Formular finden Sie in seiner ursprünglichen Form in der Aufgabenliste wieder.
Nach Klick auf die Schaltfläche "nachbessern" in der obersten Navigationsleiste oder auf die Schaltfläche "Rechnung bearbeiten" in der untersten Zeile, öffnet sich das Formular, und Sie können erst jetzt die notwendigen Korrekturen vornehmen.
Nach einer erneuten Speicherung, finden Sie die ausgebesserte Rechnung wieder in Ihrer Aufgabenliste, die über das Feld "an Quästur" zur Fakturierung an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet wird.


Wurde die SAP-Buchung erfolgreich abgeschlossen, erfolgt ein automatischer Ausdruck von Originalrechnung und dazugehöriger Kopie.
Falls Sie die SAP-Originalrechnung vor der Aussendung mit der Post am Institut/Abteilung
brauchen (um ev. Beilagen selber hinzuzufügen), wird diese durch Anhacken des
Feldes "Original an Institut senden" mit der Hauspost an
Sie geschickt.
Bleibt das Feld leer, verschickt die FIBU die Originalrechnung und Sie erhalten eine Kopie (Wiederholungsdruck).

Über die Erledigung seiner Anforderung wird der Rechnungsleger per E-Mail (Betreff: "Ausgangsrechnung AR10318 von lux erledigt") informiert.

Sie können alle von Ihnen bzw. falls Sie die dazu notwendigen Berechtigungen besitzen, die von Ihren Kollegen der gleichen Kostenstelle ausgefüllten und erledigten Ausgangsrechnungen in der Status-Liste (Ordner mit "Augen-Symbol") aufrufen.
Hier finden Sie sämtliche Rechnungsdaten und -details, u.a. eine Historie des gesamten Workflows.

II.) Kontakt

Fr. Hermine LUX
Finanzbuchhaltung
hermine.lux(/\t)jku.at
DW: 3115

Stellvertretung: Fr. Anita GROSSHAUPT
Finanzbuchhaltung
anita.grosshaupt(/\t)jku.at
DW: 3121