Um eine Bestellung abzuschicken, öffnen Sie im Ordner "Leere Formulare" den Prozess "Bestellung".
Alle wichtigen Informationen zum Thema "Bestellung" erhalten Sie im Intranet (https://intranet.jku.at) unter "Information" -> "Einkauf" -> "Downloads"
Inhalt:
Positionsanzeige:
Inhalt:
Bestellung
I.) Beschreibung
-
Bestellung_Hilfe.pdf
(176KB)
Falls die bereits ausgefüllten (grau hinterlegten) Felder wie "Bestellung", "BenutzerID", "Organisationseinheit", "Ansprechpartner", "Telefon", "eMail" oder "Kostenstelle" nicht korrekt sind, bitte eventuelle Änderungen im "BenutzerService" bekanntgeben.
Dotation:
- §27 - Drittmittel: zusätzliche Geldmittel, die im Regelfall über Projekte von Außen kommen.
- Universitätsbudget: Ist das vom Bundesministerium zur Verfügung gestellte Geld zum Betrieb der Universität.
- §26 - ad personam Projekte: zusätzliche Geldmittel, die im Regelfall über Projekte von außen kommen.
- Innenauftrag: Im DropDown-Menü ist der entsprechende Innenauftrag auszuwählen, weiters sind entweder das Feld "Chemikalien Bestellung" oder "IT Bestellung" verpflichtend auszuwählen.
- Kostenstelle: Im DropDown-Menü ist die entsprechende Kostenstelle auszuwählen, weiters sind entweder das Feld "Chemikalien Bestellung" oder "IT Bestellung" verpflichtend auszuwählen. Die Kostenstelle ist eine sechsstellige Nummer und entspricht der Organisationseinheit.
- Hochschulfonds: Es sind entweder das Feld "Chemikalien Bestellung" oder "IT Bestellung" verpflichtend auszuwählen. Der Hochschulfond schießt im Regelfall Gelder zu und stellt Drittmittel dar.
- Chemikalien Bestellung: hier muss ausgewählt werden, ob es sich bei der Bestellung um Chemikalien handelt oder nicht.
- IT-Bestellung: hier muss ausgewählt werden, ob es sich um eine Bestellung von IT Gütern handelt oder nicht. Im Falle einer IT-Bestellung wird diese automatisch an das Informationsmanagement/IM zur Auktionierung weitergeleitet.
Kategorie:
- Aufwendungen: im Regelfall kleinere Anschaffungen unter ca. € 400,-, zB. Laborbedarf.
- Anlagen: Meist größere Anschaffungen über ca. € 400,-, zB. Computer.
Gewählter Lieferant:
- Lieferantensuche: Im Feld "Lieferantensuche" ist der gewünschte Lieferant einzugeben. Durch anschließendes aktivieren des Buttons "suchen", wird der gewählte Lieferant angezeigt, sofern er bereits im System eingetragen ist. Durch Anklicken des gewünschten Lieferanten, wird dieser automatisch in das Feld "gewählter Lieferant" übernommen.
- Auktion starten: Wenn kein bestimmter Lieferant gewünscht wird bzw. bekannt ist, wählt man diese Option aus, wodurch ein entsprechender Lieferant vom Informationsmanagement/IM gewählt wird.
- Ansprechpartner beim Lieferanten: Falls bekannt, kann hier ein Ansprechpartner eingetragen werden.
- Telefon: Ist ein Ansprechpartner bekannt, kann hier die entsprechende Telefonnummer eingetragen werden.
- Angebotsnummer: Falls bereits ein Angebot vorliegt, kann hier die Angebotsnummer eingetragen werden.
- Angebotsdatum: Liegt bereits ein Angebot vor, kann hier das dazugehörige Datum eingetragen werden.
- Text auf der Bestellung als Kopftext: Hier kann ein Text zur Bestellung eingegeben werden, wie zB. der Hinweis für die Firma, wer Ansprechpartner ist.
- Angebot als Datei mitsenden:
Es kann/können eine oder mehrere Datei(n) hinzugefügt werden. Im Fenster, das bei dieser Aktion geöffnet wird, ist mit Betätigung des "Durchsuchen"-Buttons die gewünschte Datei auszuwählen.
- Hinzufügen der gewünschten Datei.
- Abbruch der Aktion.
Öffnen der zuvor ausgewählten Datei.
Löschen der Datei(n).
Erfassen der zu bestellenden Artikel:
- Anlagetyp:
- ist ein selbständiges Gerät: ein Gerät, das unabhängig von anderen Geräten seine Aufgabe erfüllen kann. Es ist erforderlich die Felder "Benennung der Anlage" und "Anlagenklasse neu" (DropDown-Menü) zu ergänzen.
- gehört zur Anlage: gehört zu einem bereits an der Universität existierenden und inventarisierten Gerät mit einem Wert über € 400,- brutto. Es ist weiters erforderlich, die Felder "Anlagenname" und "Anlagennummer" zu ergänzen.
- gehört als Unternummer zur Anlage: ist eine für sich selbst funktionsfähige Anschaffung. Es ist erforderlich, die Felder "Anlagenname" und "Anlagennummer" zu ergänzen.
- wird eine Anlage im Bau: ist ein in Konstruktion befindliches Gerät, das anschließend ein selbständiges Gerät darstellt, mit einem schlussendlichen Anschaffungspreis ab € 10.000,- brutto. Bei Wahl dieses Punktes, muss auch der Punkt "Benennung der Anlage" ausgefüllt werden.
- Aufwendungen oder Chemikalien/Sondergase: Bei der Bestellung von Aufwendungen, wie zum Beispiel Verbrauchsmaterialien, Chemikalien oder Sondergase, ist dieses Feld anzuklicken.
- Aufwendung, Ersatzteil oder Verbrauchsmaterial über € 400,-
Durch Betätigung des "Clear Buttons" werden alle bereits ausgefüllten Felder ab dem Punkt "Erfassen der zu bestellenden Artikel" zurückgesetzt.
Warengruppe: Für eine Bestellung muss eine Warengruppe im DropDown-Menü ausgewählt werden. Falls die Eindeutigkeit der Zuordnung nicht gegeben ist, bitte um Rücksprache mit der Finanzbuchhaltung (FIBU), Fr. Astrid Weiss, DW 1414 oder Herrn Andreas Schiefermüller, DW 3243.
Artikelnummer: Falls eine Artikelnummer bekannt ist, kann sie an dieser Stelle eingetragen werden.
Artikelbezeichnung: Hier muss die Bezeichnung des Artikels eingetragen werden.
Artikelbeschreibung: Sind nähere Informationen zum gewünschten Artikel bekannt, können hier Details eingetragen werden.
Wenn die Felder "Menge", "Einheit", "Währung", "Einzelpreis netto", "Rabatt in %" und "EP_Gesamtpreis" ausgefüllt wurden, kann durch den Button "Übernehmen" der gewünschte Artikel in die Liste hinzugefügt werden.
Möchten Sie einen zuvor hinzugefügten Gegenstand wieder aus der Liste entfernen, muss dieser erst markiert und anschließend mit dem Button "löschen" entfernt werden.
II.) Ablauf
Nachdem die Bestellung vom Institut abgeschickt wurde, wird sie an die Stufe "GuT (Gebäude und Technik)-IM-Sicherheit" weiter geleitet und überprüft.
Das Formular ist nun im Ordner "Status" zu finden.
Gegebenenfalls erfolgt an dieser Stelle eine Auktion durch das Informationsmanagement (IM), mit anschließender Überprüfung durch das Institut.
Als nächster Schritt erfolgt die Überprüfung durch das Institut. Das Formular ist in der "Aufgaben-Liste" zu finden und kann durch anklicken der entsprechenden Zeile geöffnet werden.
An dieser Stelle können Einträge vom Institut geändert bzw. gelöscht werden.
Wenn die Bestellung durch "Bestellung bearbeiten" geändert wird, muss diese wieder die Stufe "GuT-IM-Sicherheit" durchlaufen.
Als nächstes wird das Formular an den Anweisungsberechtigten geschickt, der die Möglichkeit hat, die Bestellung zu genehmigen, eine Nachbesserung anzufordern oder zu stornieren. Im Falle einer Stornierung, muss eine Begründung angegeben werden. Erteilt der Anweisungsberechtigte eine Genehmigung, erfolgt eine Weiterleitung an die Anlagenbuchhaltung bzw. nach deren Bearbeitung eine Weiterleitung an den Einkauf, wo die Bestellung erfolgt.
Nach der Bestellung kommt das Bestellformular auf die Stufe "offene Bestellungen", wo sie nach Eintreffen von der Bestellerin/dem Besteller als erledigt gekennzeichnet werden soll.
In der "Aufgabenliste" können Bestellungen ausgewählt, geöffnet und bearbeitet werden.
In der "Status-Liste" kann eine Bestellung abgerufen werden.
- An Anweisungsberechtigten: durch Aktivierung des Buttons wird die Bestellung an den Anweisungsberechtigten zur Genehmigung weitergeleitet.
- anAuktion: bei Wahl dieses Buttons kann eine (erneute) Auktion gestartet werden.
- Position_Budget_Bearbeiten: hier können Felder wie "Dotation", "Artikelliste", "Zahlungskonditionen" oder "Lieferbedingungen" bearbeitet werden.
- Bestellung bearbeiten: hier können Änderungen oder Ergänzungen durchgeführt werden.
- Storno: durch Aktivierung des Buttons kann die Bestellung storniert werden, es ist möglich hier eine Begründung für diese Aktion einzugeben.
III.) Kontakt
- FFM: Hr. Reinhard Pirklbauer, reinhard.pirklbauer(/\t)jku.at, DW: 8601
- IM/Abteilung Benutzerservices: Hr. Walter Lechner, walter.lechner(/\t)jku.at, DW: 3905
Fr. Simone Pfeil, simone.pfeil(/\t)jku.at, DW: 3822
- IM/Abteilung Netzwerk: Hr. Rudolf Oberst, rudolf.oberst(/\t)jku.at, DW: 3921
- Sicherheit: Hr. Ing. Roland Rauöcker, roland.rauoecker(/\t)jku.at, DW: 8610