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EDV_Bedarfsmeldung

Das Beantragungsformular für die Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes mit EDV-Geräten, sowohl für eine komplette Neuanschaffung als auch für den Austausch einzelner Komponenten, finden Sie im Ordner "Leere Formulare" unter dem Prozess "EDV_Bedarfsmeldung".

I.) Beschreibung

Der erste Teil des Formulars (Briefkopf) enthält "Bedarfsmeldungsnummer" (fortlaufende Nummerierung) und "Ausstellungsdatum".


Im zweiten Abschnitt des Briefkopfes können folgende Daten vom ausfüllenden Benutzer nicht verändert werden:

- Organisationseinheit
- Ansprechpartner
- Kostenstelle
- Leiter der Kst. (Kostenstelle)
- Telefon
- OU Sekretariat (OU...Organisationseinheit)
 
Sollte das eine oder andere grau hinterlegte Feld (mit Ausnahme des Leiters der Kostenstelle) leer sein, so wird darauf hingewiesen, diese fehlende Information im "BenutzerService" einzutragen.
Ansonsten kann das Formular nicht abgesendet werden.

Für den Fall, dass kein "Leiter der Kst." eingetragen ist, wird er gebeten, mit dem eWork-SupportTeam Kontakt aufzunehmen.
Andernfalls ist es nicht möglich, die Meldung abzuschicken.

Weiters ist es möglich, für eine andere Person der gleichen Organisationseinheit bzw. Kostenstelle eine Bedarfsmeldung auszufüllen, d.h. der "Benutzer des Standardarbeitsplatzes" kann aus einer Liste der OU zugehörigen Personen (aus dem Dropdown-Menü) ausgewählt werden.
Wollen Sie für eine Person, die noch keinen Arbeitsplatz besitzt (z.B. noch kein aktives Dienstverhältnis zur JKU hat), EDV-Geräte anschaffen, so wählen Sie aus dem Menü "Person wird noch eingestellt".

Dieser Eintrag ist wie alle folgenden ("Telefonnummer des Arbeitsplatzbenutzers", "Beschäftigungsausmaß in %", "Raumnummer" und "Drittmittelbeschäftigung") rot umrandeten Felder unbedingt vorzunehmen.


Im dritten Teil werden Sie nach Ihrer gewünschten Arbeitsplatzausstattung gefragt.
Informationen zum HARDWARE-STANDARD finden Sie hier.

Sie können zwischen folgenden EDV-Geräte wählen:

- nur Bildschirm
- nur PC (Desktop, Notebook Standard, Notebook High End)
- nur MAC (Desktop, Notebook)
- PC bzw. MAC und Bildschirm

Für alle High End Produkte als Arbeitsplatzrechner sind die Mehrkosten durch die Organisationseinheit zu tragen!


Der vierte Abschnitt beinhaltet Fragen zur derzeitigen Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes.

Das Feld "Kein Arbeitsplatz vorhanden" ist dann anzuhaken, falls Sie eine zusätzliche Stelle (z.B. an einem anderen Institut/Abteilung) antreten sollten bzw. Ihr Vorgänger ohne EDV-Ausstattung gearbeitet hat.
ACHTUNG: Rechner, die aus Drittmitteln bzw. durch andere Gelder finanziert wurden, zählen als Arbeitsplatz!

Für den Fall, dass Ihre EDV-Geräte ausgetauscht werden sollen, werden folgende Daten
(sowohl für Desktop als auch Notebook) benötigt:

- Anschaffungsjahr und Inventarnummer des Monitors
- Anschaffungsjahr und Inventarnummer des PCs/MAcs

Sollten Sie keine Inventarliste in Ihrem Institut bzw. in Ihrer Abteilung aufliegen haben, so sind diese Daten entweder über das SAP-System in einem Kostenstellenbericht unter "Anlagenstand" abzurufen oder
einem gelben "Inventarpickerl", welches auf jedem Desktop, Monitor und Notebook angebracht ist, zu entnehmen.

Bis Ende 2003 sind alle EDV-Geräte mit dieser Art von Inventarklebern versehen wurden.
Darauf ersichtlich sind die Abteilung/Institut, die Kostenstelle, die Inventarnummer und das Anschaffungsjahr (die ersten beiden Ziffern hinter dem Schrägstrich).

Die neuern Aufkleber (mit Strichcode) beinhalten folgende Informationen:
- Eigentümer (Universität Linz) und Inventarnummer
- Bezeichnung (z.B. Standardarbeitsplatz + Anschaffungsjahr + zusätzlich integrierte Sonderausstattung)
- Nummer der Kostenstelle, aus welcher das Gerät finanziert wurde


Für weitere diesbezügliche Fragen steht Ihnen
Hr. Helmut Resetarits
Anlagenbuchhaltung
DW: 3234
zur Verfügung.

 

Weiters werden Sie danach gefragt, ob Ihr Arbeitsplatz als Standardarbeitsplatz (d.h. mit installierter Standardsoftware und GroupWise Mailbox sowie Betreuung durch den zentralen Informatikdienst) ausgeliefert werden sollte.
ACHTUNG: Für MAC-Produkte gibt es derzeit keinen Support!


Es besteht außerdem die Möglichkeit, das auszutauschende Geräte für Privatnutzung anzukaufen!
Dazu schicken Sie bitte ein Mail mit Inventarnummer, Bezeichnung und Anschaffungsjahr des gewünschten Gerätes mit der Bitte um Kostenvoranschlag an helmut.resetarits(/\t)jku.at.
Ihre Anfrage wird geprüft, und Sie erhalten schließlich ein Angebot.
Für den Fall, dass Sie diese annehmen, bekommen Sie aus der Finanzbuchhaltung eine Rechnung zugeschickt.
Sie können den Rechner nach Hause mitnehmen, sobald das neue Gerät bei Ihnen installiert und ev. Daten übernommen wurden.

Sie sind verpflichtet, alle geheimhaltungspflichtigen Daten von Ihrem Rechner zu löschen.
Falls Sie vorhaben, diesen Rechner zu Hause auch für Arbeiten im universitären Interesse zu nutzen, sehen wir das als ausreichende rechtliche Deckung an, dass Sie die derzeit darauf befindliche Software, die zum Standardarbeitsplatz gehört, auch weiterhin zu Hause rechtmäßig nutzen dürfen (sog. "Home Use" von Universitätsbediensteten).
Sollten Sie das Gerät ausschließlich für andere Zwecke verwenden oder weitergeben wollen, sind Sie verpflichtet, die Universitäts-Software zu löschen!

II.) Ablauf

1.) Öffnen Sie das Formular "EDV_Bedarfsmeldung" im Ordner "Leere Formulare".

2.) Nachdem Sie dieses ausgefüllt und abgeschickt haben, gelangt es zur weiteren Bearbeitung auf die Ebene "Kostenstellenverantwortlicher".
Der Kostenstellenleiter wird per E-Mail über das eingetroffene Formular informiert, welches er zur weiteren Bearbeitung in seiner Aufgabenliste findet.

Er hat die Möglichkeit über die Aktionsfelder am unteren Formularrand dieses Ansuchen entweder zu genehmigen oder abzulehnen.
Abgelehnt kann nur mit Begründung werden!
In beiden Fällen erhält der Antragsteller ein E-Mail.

Solange der Kostenstellenverantwortliche das Formular noch nicht bearbeitet hat, kann es noch vom Antragsteller mit optionaler Begründung storniert werden!

Wird das Ansuchen genehmigt, erfolgt die Weiterleitung zum Zentralen Informatikdienst.

3.) Zunächst werden Inventar- und Seriennummer sowie das Anschaffungsjahr von PC, Monitor oder Notebook erfasst.
Anhand dieser Daten wird geprüft, ob Anspruch auf eine neue Ausstattung besteht.
Sollte dieser nicht bestehen, so erhält der Antragsteller ein E-Mail mit Begründung!
Für den Fall der Genehmigung, werden die angeforderten Geräte bestellt, danach die notwendigen Installationen vorgenommen und schließlich erhält der Antragsteller bzw. der Ansprechpartner (dieser muss nicht unbedingt der Benutzer des Arbeitsplatzes sein) ein E-Mail, worin er aufgefordert wird, sich bezüglich Auslieferung mit dem dafür im IM zuständigen Techniker in Verbindung zu setzen.

4.) Bei der Übernahme des Computers bestätigen Sie als Benutzer des Standardarbeitsplatzes, dass das Computersystem vollständig und funktionstüchtig übergeben, und die Benützung der betriebsrelevanten Softwareteile erklärt wurde.

5.) Sie können alle von Ihnen bzw. falls Sie die dazu notwendigen Berechtigungen besitzen, die von Ihren Kollegen der gleichen Kostenstelle ausgefüllten sowie erledigten Bedarfsmeldungen in der Status-Liste (Ordner mit "Augen-Symbol") aufrufen.
Hier finden Sie sämtliche Details zum Arbeitsablauf "EDV-Bedarfsmeldung".
Darüberhinaus besteht die Möglichkeit, die eigene Bedarfsmeldung innerhalb von zwei Monaten selbst zu archivieren (durch Klick auf den Button "archivieren" in der untersten Navigationsleiste am Ende des Formulars). Ansonsten erfolgt eine automatische Archivierung.

III.) Kontakt

Hr. Walter LECHNER
IM/Abteilung Benutzerservices
walter.lechner(/\t)jku.at
DW: 3905