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Reparaturkosten-Antrag

Um einen Reparaturkosten Antrag für Maschinen oder Geräte zu stellen, öffnen Sie im Ordner "Leere Formulare" den Prozess "Reparaturkosten_Antrag".

I.) Beschreibung

Falls die bereits ausgefüllten (grau hinterlegten) Felder wie "AnsprechpartnerIn", "Abteilung / Institut", "email", "UserID" oder "Telefonnummer" nicht korrekt sind, bitte eventuelle Änderungen im "BenutzerService" bekannt geben.

Im DropDown-Menü "Abteilung / Institut" die entsprechende Abteilung bzw. das entsprechende Institut auszuwählen.

Standardmäßig ist im Feld "Antragsteller" der Dienstvorgesetzte/Kostenstellenverantwortliche (KV) eingetragen.

Im Feld "zu reparierendes Gerät" muss eine genauere Bezeichnung des zu reparierenden Gerätes eingetragen werden.

Falls die "Inventarnummer" (befindet sich meist seitlich oder auf der Rückseite des Gerätes) oder das "Alter des Gerätes" bekannt sind, können diese Informationen in die dafür vorgesehenen Felder eingetragen werden. Sollte keine Etikette angebracht sein, so kann Ihnen auch die Anlagenbuchhaltung (Frau Weiss, DW 1414 oder Hr. Schiefermüller, DW 3243) entsprechende Auskunft erteilen.

Im Feld "Voraussichtliche Höhe der Reparaturkosten" ist die entsprechende Summe einzutragen, ist die "Voraussichtliche Nutzungsdauer nach Reparatur" oder sind die "geschätzten Kosten einer Neuanschaffung" bekannt, besteht in den dafür vorgesehenen Feldern die Möglichkeit einer Ergänzung.
Im Feld "Datum des Schadensfalles" ist das entsprechende Datum einzutragen.

Ist die Reparatur des Gerätes oder der Maschine noch nicht durchgeführt worden, wählen Sie bitte den Punkt "Noch nicht durchgeführt". Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit dem Punkt "Bestellung durch das Institut", welcher durch anklicken zu aktivieren ist. Die Kosten für die Reparatur können somit direkt über den Innenauftrag REPA77101001 abgerechnet werden.

Wurden die Reparaturkosten vom Institut bereits beglichen, wählen Sie bitte den Punkt "Bereits durchgeführt". Es öffnen sich zwei weitere Fenster mit den Bezeichnungen "IANummer" und "Datum der Durchführung". Bitte ergänzen Sie hier die Instituts-Innenauftragsnummer, über die die Reparatur abgerechnet wurde und das Datum der Durchführung, damit eine Rücküberweisung vom Innenauftrag REPA77101001 auf den Instituts-Innenauftrag möglich ist.

Im Feld "Art des Schadens / Art der Reparatur / Begründung" muss ein entsprechender Eintrag erfolgen.

II.) Ablauf

Öffnen Sie das Formular "Reparaturkosten Antrag" im Ordner "Leere Formulare".

Nachdem Sie das Antragsformular ausgefüllt und abgeschickt haben, wird es weiter an den Kostenstellenverantwortlichen (KV) geleitet. Dieser bekommt ein e-Mail, in dem er aufgefordert wird, den Reparaturkosten Antrag zu bearbeiten.
Der KV hat an dieser Stelle des Ablaufs die Möglichkeit den Antrag zu genehmigen oder abzulehnen.
Erfolgt eine Ablehnung, wird eine entsprechende Verständigung an den Antragsteller geschickt.
Wird der Antrag genehmigt, erhält der Antragsteller ebenfalls eine Information per e-Mail und der Antrag wird automatisch an den Vizerektor für Finanzen weitergeleitet. An dieser Stelle kann wieder eine Ablehnung oder eine Genehmigung erfolgen.

Nach diesem Schritt wird der KV per e-Mail über eine Ablehnung oder einen Genehmigung informiert und es muss erneut eine Bestätigung erfolgen.

Diese Bestätigung wird im Anschluss an die Abteilung für Controlling (Hr. Warsch bzw. Fr. Mag. Steiner) weitergeleitet. Die Finanzbuchhaltung erhält eine Bestätigung über den genehmigten Antrag, der in späterer Folge dem ZVA beigehängt wird.

Wurden die Kosten bereits von einem Instituts-Innenauftrag beglichen, können nun die Kosten teilweise bzw. zur Gänze rückerstattet werden.

III.) Kontakt

- Controlling:
Fr. Mag. Kornelia STEINER, kornelia.steiner(/\t)jku.at, DW: 3420
Hr. Thomas WARSCH, thomas.warsch(/\t)jku.at, DW: 3425

- Finanzbuchhaltung/Anlagenbuchhaltung:
Hr. Andreas SCHIEFERMÜLLER, andreas.schiefermueller(/\t)jku.at, DW: 3243
Fr. Astrid WEISS, astrid.weiss(/\t)jku.at, DW: 3114