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SAP_User_Services

Beschreibung: The following is available in German only.

Um einen neuen SAP-User anzulegen bzw. bei einem bereits bestehenden User diverse Änderungen vorzunehmen, öffnen Sie im Ordner "Leere Formulare" den Prozess "SAP_User_Service".

I.) Beschreibung der Felder

Falls die im "Briefkopf" bereits ausgefüllten, grau hinterlegten Felder wie Ansprechpartner, Abteilung bzw. Institut, User-ID oder Telefonnr. nicht korrekt sind, bitte diese im "BenutzerService" richtigstellen.

Neuer User: Wenn Sie noch nie mit dem SAP-System gearbeitet haben, muss ein neuer User angelegt werden!

Bestehender User: Falls Sie bereits mit SAP arbeiten, gibt es folgende Möglichkeiten um Änderungen vorzunehmen:

  • Benutzertypen ändern (z.B. bestehenden Berichtsuser auf (Limited) Professional User ändern)
  • Berechtigung ändern (z.B. durch Angabe eines Referenz Users im Textfeld)

Intern: Dazu zählen alle Personen, die ein bestehendes Dienstverhältnis zur JKU haben (d.h. alle, die eine "AK-Nummer" besitzen).

Wird intern ein neuer User angelegt, so sind die Felder "Personalnummer" und "UserID" bereits vorgegeben.
Der "Benutzer" sowie die "Kostenstelle bzw. der Innenauftrag" müssen vom Antragsteller ausgefüllt oder die dort bereits eingetragenen Daten korrigiert werden!

Sollen bei einem bereits bestehenden SAP-User diverse Änderungen vorgenommen werden (wie z.b. Neuvergabe von Berechtigungen), so muss zusätzlich noch die SAP UserID angegeben werden!


Extern: Hier handelt es sich um Kunden der JKU sowie Berater von externen Firmen.
In diesem Fall wird ein SAP-User-Antrag über eine Ansprechperson an der JKU ausgefüllt.

Beim Anlegen eines neuen externen Users ist die Bekanntgabe der "Firma mit Ortsangabe", der "Name des Benutzers" sowie die "Kostenstelle bzw. Innenauftrag" des Ansprechpartners an der JKU erforderlich.
  
Für die Durchführung diverser Änderungen an einem bereits bestehenden externen User muss die "SAP UserID" eingetragen werden.


Standard-Arbeitsplatz: Hierbei handelt sich um einen vom Informationsmanagement (IM) betreuten Arbeitsplatz.
Informationen dazu erhalten sie hier.

Die Installation des SAP-Systems und der VPN SonicWALL erfolgt über den Application Explorer des ZENwork Desktop Managementsystems.

Sollten Sie keinen vom IM betreuten Arbeitsplatz besitzen, so erfolgt die Einrichtung über CD-Installation.
Die dafür zuständigen Ansprechpersonen wären:
Hr. Manfred Hackl, DW: 9110, manfred.hackl(/\t)jku.at
Hr. Walter Greiner, DW: 3858, walter.greiner(/\t)jku.at

Benutzertypen: Eine vertragliche Lizenzregelung ermöglicht die Auswahl eines
 
- Professional User: aktiv im System, wie z.B. Dateneingaben

- Limited Professional User: eingeschränkte Möglichkeiten, d.h. ein Formular wird zur Verfügung gestellt und vom User die fehlenden Daten ergänzt

- Berichtsuser: nur für das System FI/CO möglich (d.h. bei Wahl des Berichtsusers wird automatisch FI/CO angehakt); zum Abrufen diverser Kostenstellen- und Auftragsberichte;

Ansprechperson für Schulungen im Online Berichtswesen:
Fr. Lydia Hutterberger, CO/Services Drittmittel, DW: 9532, lydia.hutterberger(/\t)jku.at

für System gültig: Auswahl des gewünschten SAP-Moduls

- FI/CO: Finanzbuchhaltung und Controlling, sowie Materialwirtschaft MM

- HR: Personalwesen

- BW: Business Information Warehouse

Falls Sie vergessen sollten, ein System auszuwählen, erhalten Sie am Ende des Antragformulars folgende Meldung:
"Bitte angeben für welches System Ihr Benutzer gültig ist bzw. sein soll (FI/CO, HR oder BW)"


Gültigkeit:

Für interne User ist nur das "Beginndatum" (entweder Eingabe des Ausstellungsdatums oder Beginn eines Projekts) ein Mussfeld.
Die für die jeweiligen Module zuständigen Benutzeradministratoren führen eine Rechteprüfung durch und geben aufgrund dieser ein Enddatum vor.
Nach Ablauf des Berechtigungszeitraums wird ein User nicht gelöscht, d.h. eine Verlängerung ist möglich!

Bei einem externen User gibt es eine Zugangsbeschränkung, d.h. es müssen Projektbeginn und -ende unbedingt angegeben werden!


Referenz User: Hier können Sie den Namen eines bereits bestehenden Users mit den gewünschten Rechten und auch Sonderwünsche eintragen.

II.) Ablauf

1.) Öffnen Sie das Formular "SAP_User_Service" im Ordner "Leere Formulare".

2.) Nachdem Sie dieses ausgefüllt und abgeschickt haben, gelangt es auf die Ebene "Benutzeradministration" (BA), wo dieses anhand bestimmter Richtlinien überprüft wird.
Für den Fall, dass Sie bereits SAP-User sind und nun die Benutzertypen ändern oder die
Berechtigung ändern wollen, so sind die Ansprechpersonen für die einzelnen Module:

- FI/CO: Hr. Thomas Warsch, thomas.warsch(/\t)jku.at, DW: 3425
- HR: Hr. Gerald Harringer, gerald.harringer(/\t)jku.at, DW: 3255
- BW: Fr. Anna Rafetseder, anna.rafetseder(/\t)jku.at, DW: 3847

Falls die Benutzeradministration zusätzliche Daten von Ihnen benötigt oder Rückfragen haben sollte, erhält der Antragsteller ein Mail!
Ansonsten wird das Ansuchen an die Ebene "CCC" weitergeleitet.

3.) Wenn Sie einen Antrag zur Einrichtung eines neuen SAP-Users stellen, so werden nun auf der Station "CCC" (Customer Competence Center) die Lizenzkosten geprüft.

Sollte das Ansuchen abgelehnt werden, wird der Antragsteller in einem Mail darüber informiert, andernfalls geht es weiter zur Station "DV".

4.) Auf der Ebene "DV" bearbeitet nun der Kostenstellenverantwortliche, der über das Einlangen eines SAP-User-Service-Antrages per Mail verständigt wird, das Formular.
Der Antragsteller erhält sowohl im Falle einer Ablehnung als auch einer Genehmigung eine Nachricht!
Wird dem Ansuchen auf dieser Stufe zugestimmt, so geht dieses zur weiteren technischen Bearbeitung zum Informationsmanagement (IM).

5.) Die Berechtigungsvergabe für den Einstieg über den SonicWALL VPN Client und die Freigabe des Applikationsobjektes (über den ZenWorks Application Explorer zur Installation der SAP GUI 640) nimmt Hr. Werner Seifert (werner.seifert@jku.at, DW: 3891) vor.
Falls sie einen "BW"-User wünschen, so handelt es sich bei diesem System um eine Web-Anwendung und deshalb ist kein Zugang über den VPN-Tunnel notwendig!

6.) Nachdem die "SAP-Basis" , Hr. Manfred Hackl (manfred.hackl@jku.at) bzw. Hr. Walter Greiner (walter.greiner@jku.at)
weitere Einträge vorgenommen hat, erhält nun der Antragsteller in einem Mail alle für den Einstieg ins SAP-System notwendigen Zugangsdaten.

D.H. die Anmeldung für die SonicWALL erfolgt über ihre AK-Nummer und das zugehörige Novell- (Groupwise-) Passwort.
Der Einstieg in das SAP-System (SAP Logon) wird über die Eingabe Ihrer SAP UserID (HR,BW,FI/CO) und dem Kennwort init1234 (das Sie nach erstmaliger Eingabe ändern müssen) vorgenommen.

III.) Kontakt

SAP-Basis:
Hr. Manfred Hackl
IM/Abteilung Anwendersysteme
manfred.hackl(/\t)jku.at
DW: 3840

Hr. Walter Greiner
IM/Abteilung Anwendersysteme
walter.greiner(/\t)jku.at
DW: 3858

Berechtigungsvergabe:
Hr. Werner Seifert
IM/Abteilung Benutzerservices
werner.seifert(/\t)jku.at
DW: 3903

SAP-Berichtsuser-Schulungen:
Fr. Lydia HUTTERBERGER
Controlling
lydia.hutterberger(/\t)jku.at
DW: 3426

SAP-FI/CO:
Hr. Thomas WARSCH
Controlling
thomas.warsch(/\t)jku.at
DW: 3425

SAP-HR:
Hr. Gerald HARRINGER
Personalabteilung
gerald.harringer(/\t)jku.at
DW: 3255

SAP-BW:
Fr. Anna RAFETSEDER
IM/SAP Services
anna.rafetseder(/\t)jku.at
DW: 3847