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Detailinformationen zum Konferenzbuchungssystem

Um die Organisation der Anmeldeprozedur bei Konferenzen für die VeranstalterInnen zu erleichtern, wurde von der Abteilung IM/Anwendersysteme ein Webshop-Produkt für das ZMS entwickelt.

Seit 2007

Seit 2007 wurden damit rund 25 Konferenzen abgewickelt (Stand Feb. 2011). Jedes Jahr steigt die Anzahl der neu hinzugekommenen. In der Zwischenzeit wurde das Produkt komplett überarbeitet, für die OrganisatorInnen einfacher gestaltet und robuster gemacht.
Ebenfalls seit 2007 wird mit diesem Produkt der Karten- und Sitzplatzverkauf für den Uniball abgewickelt.

Einfache Anmeldeprozedur

Die Anmeldeprozedur für Konferenz-TeilnemerInnen ist möglichst einfach gestaltet. Man wählt aus einer Liste von Items die gewünschten Konferenzteile respektive Preiskategorie aus. In weiterer Folge werden die persönlichen Daten und optional Zimmerreservierungswünsche abgefragt, bevor man die Bestellung mit der gewünschten Bezahloption abschließt. Danach versendet das System eine Bestellbestätigung.

Onlinezahlung per Kreditkarte und E-Banking möglich

Als Zahlungsarten kann zum Beispiel von den VeranstalterInnen vorgegeben werden: Wirecard-Qpay (Zahlung online per Kreditkarte oder EPS im Anschluss an die Bestellung) oder Zahlung nach Rechnungserhalt (Anmerkung: Im Demomodus der Online-Zahlung finden Sie auch noch weitere Zahlungsmöglichkeiten. Diese werden im Echtsystem wie es der JKU zur Verfügung steht jedoch nicht unterstützt).
Als BetreiberIn eines solchen Systems kann man sich jederzeit aktuelle Bestellungs- und Anmeldungs- bzw. Adresslisten herunterladen. Zur weiteren Abwicklung (Rechnungsversand, …) werden die relevanten Buchungssätze automatisch an die Finanzbuchhaltung der JKU weiter geleitet.

Bis zu rund 100 Items

Die OrganisatorInnen pflegen ihre Produkte, bzw. die auswählbaren Veranstaltungsteile in das System ein. Aufgrund der Einfachheit der Oberfläche und aus Gründen der Performance liegt die maximale Anzahl unterschiedlicher Items bei geschätzten 100. Dabei können einzelne Items mit einem Kontingent versehen werden.