INFORMATIONSPFLICHT BEI ERHEBUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN DER VERANSTALTUNGSTEILNEHMER(INNEN) NACH DER DATENSCHUTZ-GRUNDVERORDNUNG

Eröffnungsfeier des JKU Zentrums für Fernstudien Wien

Die Johannes Kepler Universität Linz (in der Folge „JKU“) informiert Sie im Folgenden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen (genauer: auf Sie beziehbaren persönlichen) Daten im Sinne des Art 4 Ziff. 1 Datenschutz-Grundverordnung (in der Folge „DSGVO“), deren Schutz das geltende Datenschutzrecht^[1] dient. Unter Verarbeitung ist im Sinne des Art. 4 Ziff. 2 DSGVO insbesondere die Erhebung, Erfassung und Speicherung personenbezogener Daten mit oder ohne Hilfe automatisierter (technischer) Verfahren zu verstehen.

1. Angabe der Kontaktdaten:

Verantwortliche der in der Folge beschriebenen Datenverarbeitung im Sinne des Art 4 Ziff. 7 DSGVO ist die Johannes Kepler Universität Linz (JKU), Altenberger Straße 69, 4040 Linz, datenschutz(at)jku.at.

Der Datenschutzbeauftragte im Sinne des Art 37 DSGVO ist erreichbar unter Johannes Kepler Universität Linz (JKU), Stabstelle Datenschutz, Altenberger Straße 69, 4040 Linz, datenschutz(at)jku.at.

II. Hintergrund der Verarbeitung / Angabe des Zweckes, für welchen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen / Rechtsgrundlage der Verarbeitung / Empfänger der personenbezogenen Daten:

1. Veranstaltungsanmeldung

1.1 Die JKU, Zentrum für Fernstudien Österreich verarbeitet anlässlich der Anmeldung zur Eröffnungsfeier des JKU Zentrums für Fernstudien Wien die von den betroffenen Personen im Anmeldeformular angegebenen personenbezogenen Daten, konkret Anrede, Titel, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Land und ggfs. Studiengang, zum Zweck der administrativen Abwicklung und Durchführung der Eröffnungsfeier. Darüber hinaus wird die E-Mail-Adresse – vorausgesetzt der Verwendung der E-Mail-Adresse zum Zweck der Informationserteilung wurde zugestimmt – für die Zusendung von Informationen zur Veranstaltung verwendet.

1.2 Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist zur Wahrung des berechtigten Interesses der JKU erforderlich (Art. 6 Abs. 1 .lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse der JKU besteht in der sorgfältigen Planung/Organisation und Durchführung der Veranstaltung.

Die Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten steht der Verarbeitung der Anmeldung und in weiterer Folge der Teilnahme an der Eröffnungsfeier entgegen.

1.3 Empfänger*innen der personenbezogenen Daten sind die für die entsprechende Abwicklung notwendigen Organisationseinheiten der JKU – im Besonderen das Zentrum für Fernstudien Österreich – sowie die regLIST24.com als Auftragsverarbeiter.

2. Fotografieren und Filmen

2.1 Im Rahmen der Veranstaltung wird fotografiert und/oder gefilmt! Die JKU, Zentrum für Fernstudien Österreich verarbeitet im Rahmen der Eröffnungsfeier des JKU Zentrums für Fernstudien Wien das durch die JKU erstellte/angefertigte Bild –und Tonmaterial (Fotografien und Videos), auf dem die Teilnehmer*innen der Veranstaltung abgebildet bzw. erkennbar und zu hören sind, in unveränderter oder unter Wahrung ihrer Persönlichkeitsrechte bearbeiteten Form, zum Zweck der Dokumentation und Information der Öffentlichkeit über die Erfüllung der der JKU zugewiesenen Aufgaben, somit insgesamt zum Zweck der Berichterstattung bzw. des Erreichens einer gewissen Werbewirksamkeit durch Veröffentlichung auf der öffentlich zugänglichen Website und den Social-Media-Kanälen (insbesondere YouTube, Facebook und Instagram) der JKU bzw. des Zentrums für Fernstudien Österreich und gegebenenfalls in der lokalen Presse, Zeitschriften und Magazinen (Printmedien sowie Online-Publikationen über das Internet). Ggfs. werden einzelne Bildaufnahmen an die Kooperationspartnerin FernUniversität in Hagen sowie an die*den Betreiber*in des Veranstaltungsortes zum Zweck der Berichterstattung im Außenauftritt bzw. Bewerbung der Institution/Location weitergegeben. Darüber hinaus erhalten die Teilnehmer*innen nach Ende der Eröffnungsfeier einen Link zur Fotogalerie, um die Fotos herunterladen zu können.

2.2. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten besteht in der Wahrnehmung von im öffentlichen bzw. Allgemeininteresse liegenden Aufgaben gemäß Art 6 Abs. 1 lit. e DSGVO iVm §§ 2, 3 UG[2] und im berechtigten Interesse der JKU gemäß Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Dokumentation der Eröffnungsfeier und der Verwendung des Bild- und Tonmaterials im Außenauftritt sowie im berechtigten Interesse der*des Betreiber*in der Location an der Verwendung des Bild- und Tonmaterials im Außenauftritt zur Bewerbung der Location.

Es besteht keine Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten, bei einer Nichtbereitstellung kann jedoch der unter Punkt 2.1 genannte Zweck nicht erreicht werden.

2.3. Empfänger*innen der personenbezogenen Daten sind neben den für die entsprechende Abwicklung notwendigen Organisationseinheiten der JKU – im Besonderen das Zentrum für Fernstudien Österreich – etwaige im Rahmen der künstlerischen/grafischen Gestaltung eingesetzte Auftragsverarbeiter, sofern ein Zugriff durch diese auf personenbezogene Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nicht ausgeschlossen werden kann, darüber hinaus ggfs. Medienvertreter*innen, Kooperationspartner*innen, Teilnehmer*innen der Eröffnungsfeier und die*der Betreiber*in der Location.

Durch die Veröffentlichung des Bild- und Tonmaterials (Fotografien und Videos) auf der öffentlich zugänglichen Website und den Social-Media-Kanälen (YouTube, Facebook und Instagram) der JKU bzw. des Zentrums für Fernstudien Österreich werden diese personenbezogenen Daten der betroffenen Personen grundsätzlich jedermann zugänglich gemacht. Aufgrund der weltweiten Zugänglichkeit dieser personenbezogenen Daten können diese mit Suchmaschinen gefunden, mit anderen Informationen verknüpft und auch für andere, von dieser Datenschutzerklärung nicht erfasste Zwecke kopiert und weiterverarbeitet werden. Vor diesem Hintergrund können personenbezogene Daten auch nach ihrer Löschung durch die JKU an anderer Stelle auffindbar sein. Die JKU hat darauf keinerlei Einfluss und übernimmt daher keine Haftung.

III. Angabe der Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer:

Die Speicherdauer für die personenbezogenen Daten wird nach Maßgabe der Kriterien, wie der Aktualität und Relevanz in Hinblick auf die unter Punkt 1.1. genannten Zwecke festgelegt. Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine sonstigen berechtigten Interessen der JKU vorliegen, welche eine weitere Speicherung rechtfertigen. Bei einem Widerruf der im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung erteilten Einwilligung wird die E-Mail-Adresse aus dem E-Mail-Verteiler gelöscht.

Die Bild- und Tonaufnahmen werden nach Maßgabe der für die Speicherdauer festgelegten Kriterien, wie der Erforderlichkeit zur Information der Öffentlichkeit über die Erfüllung der Aufgaben der Universität, der Aktualität und Relevanz in Hinblick auf den beabsichtigten Werbeauftritt bzw. Dokumentations- und Kommunikationsstil der JKU verarbeitet.

Die Speicherdauer bestimmt sich dabei insbesondere nach folgenden Gesichtspunkten: Art der Veranstaltung, innerhalb deren die Aufnahme angefertigt wurde; Art der Abbildung (Personenanzahl, abgebildete Umgebung, Situation); Eignung zur Dokumentation – etwa der Geschichte der JKU sowie zur Archivierung; Eignung zur Verwendung auf der Website, auf YouTube sowie in den Social Media Kanälen der JKU.

IV. Rechte der betroffenen Person gemäß Art 15 bis 21 DSGVO:

1. Recht auf Auskunft
2. Recht auf Berichtigung und Löschung
3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
4. Recht auf Datenübertragbarkeit
5. Widerspruchsrecht

V. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde:

Darüber hinaus können sich betroffene Personen über eine ihrer Auffassung nach unzulässige Datenverarbeitung bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Tel. +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb(at)dsb.gv.at beschweren.

Stand: Februar 2023

[1] Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (DSGVO); Bundesgesetz zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (DSG), BGBl. I Nr. 165/1999 zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 14/2019; Richtlinie (EU) 2016/680 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden zum Zwecke der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung sowie zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung des Rahmenbeschlusses 2008/977/JI des Rates (Die Datenschutz-Richtlinie für den Bereich Justiz und Inneres), umgesetzt in den §§ 36-61 DSG.

[2] Faulhammer in Perthold-Stoitzner, UG^3.01 § 3 Rz 2.